Polityka prywatności NOWAK FELIKS

1. Administrator danych

Administratorem Twoich danych osobowych jest NOWAK FELIKS – agencja eventowa specjalizująca się w mobilnych doświadczeniach rozrywkowych oraz organizacji wydarzeń firmowych i prywatnych.

Dane kontaktowe administratora:

• Adres siedziby: ul. Przykładowa 10, 00-000 Warszawa, Polska
• E-mail: [email protected]
• Telefon: +48 517 284 693

We wszystkich sprawach związanych z ochroną danych osobowych możesz skontaktować się z nami poprzez powyższe dane kontaktowe lub za pomocą formularza na stronie Kontakt.

2. Zakres i cel przetwarzania danych

Przetwarzamy wyłącznie dane osobowe niezbędne do świadczenia naszych usług eventowych, utrzymania relacji z klientami oraz zapewnienia sprawnej komunikacji. W szczególności możemy przetwarzać następujące kategorie danych:

• Dane identyfikacyjne: imię, nazwisko, nazwa firmy, stanowisko.
• Dane kontaktowe: adres e-mail, numer telefonu, opcjonalnie adres korespondencyjny.
• Dane dotyczące wydarzenia: preferowana data i miejsce eventu, liczba gości, typ wydarzenia (np. wieczór pokerowy, strefa ruletki i blackjacka, event firmowy, przyjęcie prywatne, wydarzenie tematyczne), budżet, szczegółowe wytyczne organizacyjne.
• Dane transakcyjne: informacje o dokonanych płatnościach, numer zamówienia, zakres zlecenia (bez danych kart płatniczych – te są przetwarzane przez dostawców usług płatniczych).
• Dane komunikacyjne: treść korespondencji mailowej, wiadomości z formularzy kontaktowych i rezerwacyjnych, notatki z ustaleń dotyczących eventu.
• Dane techniczne: adres IP, identyfikatory plików cookie, informacje o urządzeniu, przeglądarce i aktywności na stronie – zbierane w celach analitycznych i bezpieczeństwa.

Dane te przetwarzamy w następujących celach:

• przyjmowanie zapytań oraz udzielanie odpowiedzi na pytania dotyczące oferty (m.in. Poker, Roulette & Blackjack, Eventy korporacyjne, Imprezy prywatne, Wydarzenia tematyczne, Metamorfozy przestrzeni),
• przygotowanie i przedstawienie ofert współpracy, kosztorysów oraz scenariuszy wydarzeń,
• zawarcie i realizacja umów dotyczących organizacji eventów, w tym koordynacja usług podwykonawców,
• rejestracja uczestników na wybrane wydarzenia, listy gości, komunikacja organizacyjna,
• obsługa reklamacji, zapytań posprzedażowych oraz bieżącego kontaktu z klientem,
• prowadzenie rozliczeń księgowych i podatkowych,
• prowadzenie analiz sprzedażowych i statystycznych w celu doskonalenia oferty oraz doświadczenia użytkownika,
• zapewnienie bezpieczeństwa systemów informatycznych oraz zapobieganie nadużyciom,
• działania marketingowe – za Twoją odrębną zgodą, w tym wysyłka newslettera, informacji o nowych usługach, case studies oraz inspiracjach eventowych.

3. Podstawy prawne przetwarzania

Przetwarzanie danych osobowych odbywa się zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO) oraz obowiązującymi przepisami prawa polskiego. W zależności od celu przetwarzania, opieramy się na następujących podstawach prawnych:

• Art. 6 ust. 1 lit. b RODO – przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy lub do podjęcia działań przed zawarciem umowy na Twoje żądanie, w szczególności:
  • przyjęcie i obsługa zapytań ofertowych,
  • przygotowanie oferty eventu, rezerwacji terminu,
  • realizacja kontraktu dotyczącego organizacji wydarzenia.
• Art. 6 ust. 1 lit. c RODO – wypełnienie obowiązków prawnych ciążących na administratorze, m.in. wynikających z przepisów podatkowych i rachunkowych.
• Art. 6 ust. 1 lit. f RODO – realizacja prawnie uzasadnionego interesu administratora, którym jest w szczególności:
  • utrzymywanie relacji biznesowych i kontaktu z klientami,
  • analiza i rozwój oferty usług,
  • zapewnienie bezpieczeństwa serwisu oraz przeciwdziałanie nadużyciom,
  • dochodzenie i obrona przed ewentualnymi roszczeniami.
• Art. 6 ust. 1 lit. a RODO – Twoja dobrowolna zgoda na przetwarzanie danych, w szczególności w celach marketingowych, subskrypcji newslettera lub kontaktu telefonicznego / mailowego wykraczającego poza niezbędne działania związane z zawarciem i realizacją umowy.

W każdej chwili możesz wycofać udzieloną zgodę w sposób równie łatwy, jak jej udzielenie. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

4. Przekazywanie i udostępnianie danych

Twoje dane mogą być przekazywane wyłącznie zaufanym podmiotom, które świadczą usługi na rzecz NOWAK FELIKS lub współuczestniczą w realizacji zamówionych przez Ciebie eventów. W takim przypadku zawieramy z tymi podmiotami stosowne umowy powierzenia przetwarzania danych lub zapewniamy inne odpowiednie podstawy prawne.

Odbiorcami danych mogą być w szczególności:

• firmy świadczące usługi hostingu, utrzymania i rozwoju stron internetowych oraz systemów IT,
• dostawcy systemów mailingowych i narzędzi do komunikacji z klientami,
• podwykonawcy i partnerzy eventowi (np. dostawcy sprzętu, oświetlenia, cateringu, obsługi barmańskiej, scenografii, oprawy foto/video, dekoracji i atrakcji),
• biura rachunkowe, doradcy podatkowi, kancelarie prawne,
• operatorzy płatności elektronicznych i banki – w zakresie niezbędnym do obsługi płatności,
• organy publiczne uprawnione na podstawie przepisów prawa (np. sądy, organy ścigania, organy nadzorcze), gdy wystąpią z odpowiednim wnioskiem i istnieje ku temu podstawa prawna.

Co do zasady nie przekazujemy danych osobowych do państw trzecich (poza Europejski Obszar Gospodarczy). Jeśli w konkretnym przypadku doszłoby do takiego przekazania (np. przy korzystaniu z niektórych narzędzi chmurowych), zadbamy o zastosowanie odpowiednich zabezpieczeń wymaganych przez RODO, takich jak standardowe klauzule umowne.

5. Okres przechowywania danych

Dane osobowe przechowujemy jedynie przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, a następnie przez czas wymagany przez przepisy prawa lub uzasadniony interes administratora.

W szczególności:

• dane związane z realizacją umów i zamówień – przez czas trwania współpracy oraz do upływu terminu przedawnienia roszczeń wynikających z umowy (co do zasady maksymalnie 6 lat od zakończenia współpracy),
• dokumenty księgowe (np. faktury) – przez okres wymagany przez przepisy podatkowe i rachunkowe (zazwyczaj 5 lat od końca roku podatkowego),
• dane przetwarzane na podstawie uzasadnionego interesu administratora – do momentu wniesienia skutecznego sprzeciwu, o ile przepisy szczególne nie stanowią inaczej,
• dane przetwarzane na podstawie zgody – do momentu jej cofnięcia lub osiągnięcia celu, dla którego zgoda została wyrażona,
• dane zgromadzone w logach systemowych i celach bezpieczeństwa – przez okres niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa systemów i wykrywania incydentów.

Po upływie odpowiednich okresów dane są trwale usuwane lub poddawane anonimizacji, uniemożliwiającej identyfikację osoby, której dane dotyczą.

6. Prawa użytkownika

W związku z przetwarzaniem danych osobowych przysługują Ci następujące prawa:

• Prawo dostępu do danych – możesz uzyskać informację, czy przetwarzamy Twoje dane, a także otrzymać ich kopię oraz dodatkowe informacje dotyczące przetwarzania.
• Prawo sprostowania danych – masz prawo żądać poprawienia danych, które są nieprawidłowe lub uzupełnienia danych niekompletnych.
• Prawo do usunięcia danych ("prawo do bycia zapomnianym") – możesz zażądać usunięcia danych, jeżeli nie ma już podstaw do ich dalszego przetwarzania lub cofnięto zgodę, a nie zachodzą inne ważne podstawy prawne do dalszego przechowywania danych.
• Prawo do ograniczenia przetwarzania – w określonych sytuacjach możesz zażądać ograniczenia przetwarzania, np. na czas weryfikacji poprawności danych lub rozpatrywania sprzeciwu.
• Prawo do przenoszenia danych – w zakresie, w jakim dane są przetwarzane na podstawie zgody lub umowy oraz w sposób zautomatyzowany, możesz otrzymać swoje dane w ustrukturyzowanym formacie oraz przesłać je innemu administratorowi.
• Prawo do sprzeciwu – w przypadku przetwarzania danych na podstawie uzasadnionego interesu administratora, możesz wnieść sprzeciw z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją. W przypadku sprzeciwu wobec przetwarzania w celach marketingu bezpośredniego – przetwarzanie w tym celu zostanie niezwłocznie zakończone.
• Prawo do wycofania zgody – w zakresie, w jakim przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, możesz w każdej chwili ją wycofać.
• Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – jeżeli uznasz, że przetwarzanie Twoich danych narusza przepisy prawa, masz prawo złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

W celu realizacji swoich praw możesz skontaktować się z nami za pośrednictwem adresu e-mail: [email protected] lub danych wskazanych w sekcji „Administrator danych”. Postaramy się udzielić odpowiedzi bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie jednego miesiąca od otrzymania Twojego żądania.

7. Pliki cookie i technologie śledzenia

Serwis internetowy NOWAK FELIKS wykorzystuje pliki cookie oraz podobne technologie (np. local storage, skrypty analityczne) w celu zapewnienia prawidłowego działania strony, poprawy jakości korzystania z serwisu oraz prowadzenia anonimowych statystyk odwiedzin.

W ramach strony mogą być stosowane następujące kategorie plików cookie:

• Niezbędne pliki cookie – umożliwiające prawidłowe wyświetlanie i funkcjonowanie serwisu, obsługę formularzy, zapamiętywanie wybranych ustawień technicznych; ich wykorzystanie jest konieczne do świadczenia usług drogą elektroniczną.
• Analityczne i statystyczne pliki cookie – służące do zbierania anonimowych informacji o sposobie korzystania z witryny (liczba odwiedzin, źródła ruchu, najczęściej oglądane podstrony), co pozwala nam optymalizować treści i układ strony.
• Funkcjonalne pliki cookie – pozwalające zapamiętywać dokonane wybory (np. preferencje językowe, wybrane filtry wydarzeń), aby poprawić komfort korzystania z serwisu.
• Marketingowe pliki cookie – wykorzystywane wyłącznie za Twoją zgodą w celu prezentowania dopasowanych treści marketingowych oraz pomiaru skuteczności kampanii reklamowych.

Podczas pierwszej wizyty w serwisie wyświetlany jest baner z informacją o stosowaniu plików cookie oraz możliwością zarządzania preferencjami. Ustawienia dotyczące plików cookie możesz zmienić w dowolnym momencie, korzystając z opcji dostępnych w swojej przeglądarce internetowej lub – jeśli jest dostępna – w dedykowanym panelu zarządzania zgodami na naszej stronie.

Ograniczenie stosowania niektórych plików cookie może wpłynąć na niektóre funkcje serwisu, jednak nie powinno uniemożliwić całkowicie korzystania z podstawowych usług informacyjnych.

8. Ochrona danych osobowych

Przywiązujemy szczególną wagę do bezpieczeństwa powierzonych nam danych osobowych. W tym celu stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, adekwatne do ryzyka związanego z przetwarzaniem danych i charakterem świadczonych usług eventowych.

W szczególności:

• stosujemy szyfrowanie transmisji danych (protokół HTTPS/SSL) podczas komunikacji ze stroną internetową,
• ograniczamy dostęp do danych wyłącznie do osób upoważnionych i odpowiednio przeszkolonych,
• regularnie aktualizujemy oprogramowanie oraz systemy informatyczne wykorzystywane do obsługi serwisu i korespondencji,
• stosujemy mechanizmy uwierzytelniania dostępu do systemów,
• posiadamy procedury reagowania na naruszenia ochrony danych osobowych oraz incydenty bezpieczeństwa,
• zobowiązujemy podwykonawców i partnerów do zachowania odpowiednich standardów bezpieczeństwa oraz poufności danych.

Mimo stosowania zaawansowanych zabezpieczeń, żaden system informatyczny nie gwarantuje całkowitego wyeliminowania ryzyka. W przypadku stwierdzenia naruszenia bezpieczeństwa, które może skutkować wysokim ryzykiem naruszenia Twoich praw lub wolności, poinformujemy Cię o takim zdarzeniu w sposób przewidziany przepisami prawa.

9. Kontakt i zgłaszanie naruszeń

Jeśli masz pytania, wątpliwości lub chcesz skorzystać z przysługujących Ci praw związanych z ochroną danych osobowych, możesz skontaktować się z nami:

• pisemnie na adres: NOWAK FELIKS, ul. Przykładowa 10, 00-000 Warszawa, Polska,
• mailowo: [email protected],
• poprzez formularz kontaktowy dostępny na stronie Kontakt.

W zgłoszeniu dotyczącym naruszenia lub wniosku o realizację praw prosimy o możliwie precyzyjne opisanie sprawy, abyśmy mogli sprawnie ją przeanalizować i udzielić odpowiedzi.

Przysługuje Ci także prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, https://uodo.gov.pl), jeżeli uznasz, że przetwarzanie danych osobowych narusza obowiązujące przepisy.

Niniejsza polityka prywatności obowiązuje od dnia 1 stycznia 2024 r. i może być okresowo aktualizowana w związku ze zmianami przepisów prawa, rozwoju usług lub technologii wykorzystywanych w serwisie. O istotnych zmianach będziemy informować w sposób widoczny na stronie.